Paragon jako dowód księgowy

Naturalnie, podczas dokumentowania przychodów i rozchodów, zwykle kierujemy się wszelkimi rachunkami lub fakturami, jednak warto mieć na uwadze, że w przypadku niektórych sytuacji, możemy bazować wyłącznie na paragonach, co niewątpliwie znacznie może uprościć wszelkie dokumentacje. Jak się okazuje, dla wielu mniejszych firm, bazowanie na paragonach podczas dokonywania wszelkich rozliczeń, może stanowić spore udogodnienie. Nie bez powodu, rozliczenia na podstawie paragonów cieszą się coraz większą popularnością, a co za tym idzie, zapewne warto zdawać sobie sprawę w jakich sytuacjach możemy posłużyć się paragonem.

Kiedy paragon może stanowić dowód księgowy?

Warto zdawać sobie sprawę, kiedy, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, mamy możliwość rozliczana wydatków, bazując wyłącznie na paragonie. Chcąc uprościć procedurę związaną z dokumentowaniem przychodów i dochodów, na paragon możemy powołać się w następujących sytuacjach:

  • opłata za przejazd autostradą,
  • zakup materiałów biurowych, środków czystości, towarów mających spełniać standardy bhp,
  • wydatki za paliwo poniesione za granicą,
  • opłata za parking.

Jakie dane muszą znajdować się na paragonie, aby mógł on być dowodem księgowym?

Aby paragon mógł nam służyć, jako księgowy dowód musi on spełniać warunki, pozwalające na dokładną identyfikację danego rozchodu. Pierwszą kwestią, na którą warto zwrócić uwagę, to stempel wydającej jednostki, który koniecznie musi znajdować się na dokumencie. Ponadto, aby paragon mógł służyć, jako księgowy dowód muszą znajdować się na nim następujące informacje:

  • imię i nazwisko lub nazwa podatnika
  • NIP podatnika,
  • nazwa zakupionego towaru
  • adres punktu sprzedaży lub adres siedziby dla sprzedaży prowadzonej w punktach niestałych
  • data oraz godzina i minuta sprzedaży,
  • ilość, wartość oraz jednostkowa cena.

Aby paragon za przejazd autostradą można było uznać za fakturę, muszą znajdować się na nim następujące informacje:

  • nazwa sprzedawcy oraz jego NIP,
  • data wystawienia,
  • numer kolejny,
  • informacje na temat rodzaju usługi,
  • kwota należności z podatkiem,
  • kwota podatku.

Bilet jako dowód księgowy

Zgodnie z rozporządzeniem z 1 stycznia 2014 r. fakturą są także jednorazowe bilety za przejazd na odległość, nie mniejszą niż 50 km. Bilet lub dowód zapłaty za przejazd autostradą może służyć nam jako faktura, jeśli zawiera następujące informacje:

  • nazwa sprzedawcy,
  • numer i datę wystawienia,
  • kwota należności,
  • kwota podatku,
  • identyfikacja rodzaju usługi,
  • numer identyfikujący sprzedawcę na potrzeby podatku.

Niewątpliwie warto zdawać sobie sprawę w jakich sytuacjach możemy wykorzystać paragon, jako księgowy dowód oraz o jakie kwestie znajdujące się na takim paragonie szczególnie warto zadbać, aby mógł on stanowić dokument. Warto pamiętać, że aby paragon lub bilet mógł stanowić księgowy dowód, musi zawierać wszelkie informacje, będące założeniem rozporządzenia Ministra Finansów i tylko w oparciu o nie można dokonywać rozliczeń.